はじめに
エントリーシートを送る封筒の送付方法は、毎年多くの就活生が悩んでいます。
エントリーシートを郵送する際に最初に目にするのが封筒です。
この封筒の書き方次第で、採用担当者に与える第一印象が決まります。
この記事では、封筒の選び方から宛名の書き方まで、丁寧に説明していきます。
書類選考に突破したい就活生はぜひ参考にしてください。
エントリーシートを送る封筒の選び方
封筒はエントリーシートのサイズに合わせて選びます。
A4サイズのエントリーシートであれば、A4（角2）の封筒がおすすめです。
エントリーシートがB5であれば、B5（角3）の封筒を選びましょう。
また大学で指定の就職活動用封筒が販売されていれば、購入するのもおすすめです。
大学指定の封筒には大学名が印刷されている場合が多く、手間が省けるでしょう。
B5の封筒をA4（角2）の封筒に入れても問題はありませんが、少し中身がゴソゴソするかもしれません。
B5のエントリーシートは、B5（角3）に入れるのが無難です。
エントリーシートを送る前に持ち物をチェック
エントリーシートを封筒に入れて郵送する前に、以下の5点を用意しましょう。
- ・A4の白色封筒
- ・送付状
- ・油性ボールペン
- ・クリアファイル
- ・切手
完璧な状態でエントリーシートを郵送するためには、事前の準備が大切です。
不足がないかしっかりと確認して、採用担当者に良い印象を与えましょう。
1.A4の白色封筒
まずはエントリーシートを入れるための、A4（角2）の白色封筒を用意しましょう。
B5のエントリーシートなら 、B5（角3）に入れるのがおすすめです。
購入した封筒は汚れやシミがつかないように、大切に保管しましょう。
2.送付状
次にエントリーシートと一緒に封筒へ入れる、送付状を用意しましょう。
送付状とは、同封されている書類について記した書類のことです。
具体的には以下の内容が書かれています。
- ・宛名
- ・日付
- ・自分の所属大学や名前
- ・件名
- ・本文
- ・同封する書類名、部数
封筒で書類を郵送する際は、送付状を同封するのがビジネスマナーです。
必須ではありませんが、送付状を用意した方がより丁寧な印象を与えるでしょう。
参照：ビジネスマン必見！今さら人に聞けない送付状の書き方送る際の注意点まで解説
3.油性のボールペンと赤ペン
エントリーシートを封筒で郵送する際には、油性ボールペンと赤ペンも必要です。
郵送中にエントリーシートが雨に濡れる可能性を考慮して、水性ではなく油性のボールペンを使いましょう。
宛名を書くボールペンは線が細く、文字が頼りなくなってしまいます。
1.6mmほどのボールペンが、しっかりと宛名を書けるのでおすすめです。
また宛名を書く際は、油性サインペンでも問題ありません。
赤ペンは「応募書類在中」の文字を書くのに使用します。
購入した封筒に「応募書類在中」が印字されている場合は、赤ペンは必要ありません。
4.クリアファイル
エントリーシートを封筒で送付する際に必要なもの4つ目は、クリアファイルです。
クリアファイルを使用することで、封筒内の書類が雨に濡れることを防ぎます。
注意する点は、クリアファイルはエントリーシートの大きさに合わせるということです。
エントリーシートがA4ならA4、B5ならB5のクリアファイルを購入しましょう。
クリアファイルに入れる書類の順番は、以下の通りです。
- ・送付状
- ・エントリーシート
- ・その他の応募書類
より綺麗な状態で封筒を郵送するために、クリアファイルを用意しましょう。
5.切手
エントリーシートを封筒で郵送する際は、切手を用意しておきましょう。
自宅に切手がない場合は、郵便局に行って窓口で郵送手続きをする必要があります。
土日は郵便局が閉まっていることが多いうえに、夜間であれば開いていません。
自宅に切手があると、郵便ポストに出せるので便利でしょう。
A4（角2）と B5（角3）どちらも切手は、50ｇ以内なら120円切手、50ｇ以上100g以内なら140円切手が必要です。
料金不足にならないように、重さを計ってから切手を貼りましょう。
【表面】エントリーシートを送る封筒の書き方
エントリーシートの表面の書き方は、以下の通りです。
- ・宛名を書く
- ・個人宛には様・企業名には御中をつける
- ・左下に応募書類在中と赤字で書く
採用担当者はエントリーシートを取り出す際に、封筒の表面を目にすることが多いです。
悪い印象を与えないために、しっかりと封筒表面の書き方を確認しましょう。
封筒に文字を書く際は、中身は抜いておいてください。
宛名を書く
まず封筒の表面中央に、郵送先の宛名を書きましょう。
まっすぐ書けるように、定規を使って鉛筆で薄っすら線を引いてから書くのがおすすめです。
宛名は基本的に縦書きです。
しかし以下のような場合は、横書きで書いた方が良いでしょう。
- ・企業名やビル名などにアルファベットが含まれている
- ・指定された封筒が洋封筒
鉛筆で書いた線を消す際は、宛名のインクが乾いてから消しゴムをかけましょう。
個人宛には様・企業名には御中をつける
エントリーシートの封筒の表面に書いた宛名が個人当ての場合は様、企業名や部署名の場合は御中をつけます。
宛名によって付ける文字が変化するので、注意しましょう。
以下は、具体例です。
- ○○企業 御中
- ○○企業 人事部 御中
- ○○企業 人事部 採用担当課 御中
- ○○企業 人事部 ご担当者様
- ○○企業 人事部 ××様
また御中と様は、同時には使用しません。
宛名の最後が個人当てか、企業や部署当てかをしっかり確認しましょう。
左下に応募書類在中と赤字で書く
最後に、封筒表面の左下に赤字で「応募書類在中」と書きます。
企業には日々たくさんの郵便物が届くため、応募書類が他の郵送物に紛れてしまう可能性があります。
せっかく郵送したエントリーシートが紛失や別部署へ回ったりしないように、しっかりと「応募書類在中」を明記しましょう。
表面を書く際の注意点
エントリーシートを送る封筒の表面を書く際は、以下のことに注意してください。
- ・企業名や住所は略さない
- ・算用数字を使用する際は丁寧に書く
- ・「行く」「宛」のまま出さない
注意点を意識しないと、採用担当者にマイナスの印象を与えるかもしれません。
封筒の表面をより丁寧に仕上げたい就活生は、ぜひチェックしてください。
企業名や住所は略さない
封筒の表面に書く企業名や住所は、略さずに書きましょう。
略称が採用に影響するかは不明ですが、正式名で書いた方が無難です。
企業に届くたくさんの応募書類の中で、1つだけ略字を使っていると、マイナスの印象を与えるかもしれません。
たとえ募集要項に略名が記載されていても、エントリーシートの封筒には正式名で記載しましょう。
算用数字を使用する際は丁寧に書く
封筒に算用数字を使用する際は、丁寧に書きましょう。
算用数字とは、「0,1,2,3」のようなアラビア数字のことです。
書き手の癖によっては算用数字の「7」と「1」が似てしまうことがあるため、見分けがつくように丁寧に書きましょう。
また縦書きで算用数字を使用する場合、住所に使用する「｜」と「1」がどうしても似てしまいます。
そのため算用数字を使用する場合は、「番地」や「丁目」などで記載した方がわかりやすいでしょう。
「行」「宛」のまま出さない
封筒の表面に記載されている企業名の最後が、「行」「宛」になったまま郵送しないように注意しましょう。
企業説明会で企業からもらう封筒には、最初から企業名が印字されていることがあります。
その場合、表面の企業名の後ろに、「行」や「宛」と書かれている場合がほとんどでしょう。
エントリーシートを郵送する際は「行」や「宛」を二重線で消し、「様」や「御中」に書き換えます。
応募書類在中を囲む必要はない
封筒の表面の左下に書いた「応募書類在中」は、赤字で囲む必要はありません。
エントリーシート用の封筒を見ると「応募書類在中」が赤字で囲まれていますが、自分で文字を書いた際はそのままでも大丈夫です。
もし「応募書類在中」の文字を赤字で囲みたいのであれば、文字を書いたのと同じ赤ペンを使用します。
また囲む線を書く際には、定規を使用しましょう。
基本的には、「応募書類在中」の文字を線で囲まなくても問題ありません。
送付状は必須ではない
エントリーシートを送る封筒に、送付状は必須ではありません。
同封していた方が丁寧な印象になりますが、入っていないからと言って不採用の原因になることは考えにくいです。
ただし、送付状を入れることはビジネスマナーの一つなので、入れておくと丁寧な印象になるでしょう。
悩んだ場合は、送付状を入れることをおすすめします。
切手を多く張らない
切手は、1枚のみを封筒に貼るようにしましょう。
切手には10,50,100円などさまざまな種類があります。
自宅に金額ピッタリの切手がない場合、複数の切手を張りたくなりますが、1枚に納めた方が見栄えが良いです。
| × | 10円＋10円＋50円＋50円の切手で120円にする |
| 〇 | 120円切手を1枚張る |
自宅には120円・140円切手を置いておきましょう。
【裏面】エントリーシートの書き方
以下は、エントリーシートを送る封筒の裏面の書き方です。
- ・左側に自分の情報を書く
- ・封をした中央に「〆」を書く
- ・左下に日付を書く
おろそかにしがちな封筒の裏面ですが、採用担当者が目を通す可能性は充分にあります。
書き方をしっかりと確認して、丁寧に仕上げましょう。
左側に自分の情報を書く
エントリーシートを入れる封筒裏面の左下に、自身の情報を書きましょう。
記載する情報は、以下の4つです。
- ・大学名
- ・学部
- ・学科
- ・指名
1→4の順番で書いていくと、手で文字が汚れたりかすんだりすることを防げます。
宛名よりすこし小さめの文字で書くと、封筒の左半分に文字が収まるでしょう。
左上に日付を書く
封筒裏面の左上に、日付を書きましょう。
記載する日付は、エントリーシートを書いた日ではなく投函日です。
日付は、和歴・西暦どちらで書いても問題ありません。
ただし送付状やエントリーシートと和歴・西暦を合わせた方が、統一感が出ます。
投函する日が決まったら、日付を記載しておきましょう。
スティックのり・液体のり・両面テープを使おう
エントリーシートや送付状を封筒に入れたあと、のりや両面テープを使用して封をします。
封をする際は、スティックのり・液体のり・両面テープを使用するのがおすすめです。
液体のりはつけすぎると、中の書類が汚れる原因になるため注意が必要です。
またセロハンテープの使用は避けましょう。
郵送途中でセロテープがはがれる可能性があるうえに、見た目も綺麗ではありません。
企業に届くまで封が開かないように、しっかりと封をしましょう。
封をした中央に「〆」を書く
封筒に応募書類を入れたら、封をして中央に「〆」を書きます。
「〆」というのは未開封という意味で、宛名の団体や人物以外が開封していないという証明です。
「×」ではないので注意しましょう。
「締」や「封」を使う場合もありますが、エントリーシートの封筒には「〆」を使うのが一般的です。
エントリーシートを封筒で郵送する前のチェック項目
エントリーシートを封筒で郵送する前に、以下をしっかりとチェックしましょう。
- ・誤字脱字をチェックする
- ・エントリーシートはコピーしておく
- ・切手代が足りているかを確認する
内定をもらうためには、封筒を郵送する際のチェック項目をしっかりと抑えておくことが大切です。
エントリーシートを郵送する就活生は、内容を確認してください。
誤字脱字をチェックする
エントリーシートや送付状など、すべての書類の誤字脱字をチェックしましょう。
もちろん封筒の文字も要チェックです。
書類に誤字脱字があった場合、採用担当者にマイナスのイメージを与える可能性があります。
誤字脱字だけで不採用になる可能性は低いですが、書類選考において不利になる可能性があります。
誤字脱字のチェックは、徹底して行いましょう。
エントリーシートはコピーしておく
エントリーシートの封筒を郵送する前に、エントリーシートはコピーしておきましょう。
書類選考を通過したあとの面接は、エントリーシートの内容に基づいて行われます。
面接の質問に、エントリーシートの内容とまったく違う回答をしてしまうと、一貫性のなさから評価が下がる可能性が高いです。
エントリーシートは必ずコピーを取り、面接前に内容を確認しましょう。
切手代が足りているかを確認する
エントリーシートの封筒をポストに投函する場合は、切手代に不足がないかを確認しましょう。
切手代が不足した郵便物は、封筒に記載している差出人の住所に戻ってきます。
エントリーシートの期日ギリギリに郵送していた場合は、提出に間に合わず、辞退とされる可能性があります。
もし発送直後に切手代の不足に気付いた場合は、郵便局で「取り戻し請求」の相談をしましょう。
状況によっては、郵送をキャンセルできるでしょう。
もちろん1番良いのは、発送前に切手代をしっかり確認することです。
エントリーシートだけでなく封筒にもこだわろう
エントリーシートを送る封筒の書き方や、発送時の注意点について説明しました。
封筒は、採用担当者に最初に見られるものです。
丁寧な文字で、誤字脱字のないように記載しましょう。
また郵送時は切手代の不足に注意しましょう。
エントリーシートだけでなく、封筒にもこだわり、書類選考を突破しましょう。
解説コラム
